物事を上手く整理できない場合は、一度紙に書き出して「なにをしなくてはいけないのか」を目に見える状態にすることが大切です。
手順としては、まずやるべきことを書き出して、その後に優先順位と必要な時間を記載していきます。
このようにして作ったリストは「Todoリスト」と呼ばれ、仕事を効率的におこなうために、多くのビジネスパーソンが取り入れています。
もちろん、仕事だけでなく、日常生活において取り入れることもできます。
1.やるべきことを書き出す
最初に、しなくてはいけないことを紙にすべて書いていきます。
このとき、期限があるものは合わせて記載しておくと、次の「2」がしやすくなります。
ポイントは細かく書き出すことです。
例えば、「資料を作成して30部コピーする」という内容は「資料を作成する」と「30部コピーする」のふたつに分けて書きます。
このように、作業を細かくすることで「自分が何をしなくてはいけないのか」が、より目で見て分かりやすくなります。
2.優先順位と必要な時間を記載する
「1」で書き出した作業に優先順位と必要な時間を記載していきます。
仕事の業務に優先順位を付けるのが苦手な方や、優先順位は分かっていてもついほかのことに注力してしまう方がいらっしゃいます。
そのような方は、自身で記載するだけでなく先輩や上司の協力を得ることも視野に入れましょう。
作成したTodoリストは、こまめにチェックし、作業が終わったら線を引いて消していきます。
やるべき作業が終わったことを目で確認できるため、達成感を得られる点もTodoリストを活用する魅力のひとつです。
ただし、ToDoリストの作成に夢中になるあまり、ほかの作業に支障が出ないように注意が必要です。
一つのことに集中しすぎてしまうという方は、次のポイントを確認してみましょう。